یکی از ابزارهاي مهم براي رونق بخشیدن به کسب و کار انجام فعالیت موثر در تبلیغات و بازاریابی کالاها و خدمات در نمایشگاه ها می باشد و از ارکان اصلی هر نمایشگاهی، غرفه شرکت کنندگان جهت ارایه و نمایش کالا و خدمات می باشد.
ساخت و آرایش غرفه از ابزارهاي موثر تبلیغات بوده. امروزه در صنعت نمایشگاهی غرفه داران به این باور رسیده اند که براي داشتن نمایشی موفق، نیاز به جذب و درگیر نمودن بازدیدکنندگان از غرفه می باشد و می توان بیان نمود که غرفه در نمایشگاه به منزله کارت شناسایی یک شرکت و غرفه دار است.

غرفه در معنی، محلی برای نمایش یا مکانی براي فروش کالا و ارائه خدمات است.
غرفه، اصولاً الگویی از کار شرکت کننده است. هر چه استادانه تر در طراحی و چیدمان عمل گردد به همان نسبت واقعیت شرکت بهتر انعکاس می یابد. پس می بایست به شکلی طراحی، ساخت، چیدمان و اداره گردد که به مثابه یک ویترین، فلسفه وجودي و موضوع فعالیت شرکت را به نمایش بگذارد.

بطور خلاصه می توان بیان نمود که یک غرفه نمایشی باید داراي ویژگیهاي ذیل باشد:
1- جذابیت بصری
2- هماهنگ با نوع کالاهاي نمایشی
3- وضعیت مکانی مناسب
4- قابلیت رساندن پیام طراح به بیننده
5- طراحی مناسب با فعالیت سازمان


براي اینکه بتوان حداکثر بهره برداري را از فضاي غرفه نمود لازم است غرفه بر اساس نیازها و محدودیتها با نقشه دقیق و حساب شده اي تقسیم بندي گردد.
چگونگی تقسیم بندي غرفه می تواند با توجه به نوع فعالیت واهداف شرکتها متفاوت باشد. فضاي غرفه می تواند به تعدادي و یا همه موارد ذیل تقسیم شود :


این بخش که معمولا در ابتداي غرفه قرار می گیرد، جهت اطلاع رسانی شرکتها به بازدیدکنندگان می باشد و از قسمتهاي مهم جذب مخاطب می باشد. در این بخش ارایه بروشورها و هدایاي کوچک شرکتها و راهنمایی بازدیدکنندگان و پاسخ به آنها در حد اطلاع رسانی انجام می پذیرد و می تواند بعنوان پیشانی شرکتها جهت نمایش شخصیت شرکت و جذب بازدید کننده عمل نماید.


فضاي نمایش از ارکان اصلی غرفه محسوب می گردد. دراین بخش ارایه خدمات، کالا و یا ماکت محصول انجام می پذیرد. در این قسمت ارتباط مسئول غرفه و یا کارشناسان بخش فروش و فنی با بازدیدکنندگان و خریداران برقرار می گردد. بازدیدکننده از نزدیک با محصول و اهداف حضور شرکت آشنا شده و نحوه تعاملات بعدي پایه گذاري خواهد شد.
دراین بخش نحوه کار ماشین آلات را نیز میتوان نمایش داد و اطلاعات تخصصی تر را در اختیار مشتري قرارداد. در صورت عدم وجود فضا جهت بخش مذاکره و مشاوره تمام مراحل انجام کار در این بخش انجام خواهد پذیرفت. با طراحی مناسب، فضاي نمایش تصویري در این بخش قابل اجرا خواهد بود.


این بخش نقش مهمی در بازاریابی و فروش کالا و خدمات و رساندن مشتري به مرز آمادگی جهت فروش و انعقاد قرارداد دارد. در این بخش قابلیت هاي محصول، توانمندي شرکت و توضیحات کامل توسط گروه و یا فرد مذاکره کننده در اختیار مشتري قر ار می گیرد و مذاکره اولیه، توافق نامه و احیاناً امضای پیش قرارداد و اهداي هدایاي شرکت و کاتالوگ هاي تخصصی انجام خواهد پذیرفت. طراحی این بخش می تواند متفاوت و با الهام از اتاق جلسات و مذاکرات شرکت و داراي امکانات مناسب و راحت باشد. دراین بخش اگر فضا، وسعت لازم را داشته باشد می توان بخشی را جهت پذیرایی مهمانان خاص و براي انقعاد نهایی قرارداد ایجاد نمود .


بخش پشتیبانی شامل دو ناحیه می باشد:
1- ناحیه قابل رویت: شامل مبلمان اداري و بخش پذیرایی از مدعوین و بازدیدکنندگان.
2- ناحیه غیر قابل رویت: شامل فضاي نگهداري تجهیزات و لوازم اضافی، فضاي آبدارخانه، فضاي استراحت و...
این بخش با توجه به وسعت غرفه و امکانات شرکتها متفاوت خواهد بود و طراحی واحد هاي آن می تواند در صورت بزرگ بودن بصورت مجزا و مستقل انجام پذیرد.


در این بخش با توجه به اهمیت بحث آموزش و استفاده بهینه از بعد تبلیغات و شناساندن شرکت و محصولات آن علاوه بر معرفی شرکت، طرز کار و روشهاي اجرایی و تخصصی مربوطه و یا نحوه ارایه خدمات را آموزش می دهند . در صورت داشتن فضاي کافی، محلی را در غرفه به این امر اختصاص می دهند .


خلاقیت و هنر بهتر زیستن در فضا و زمان محدود، می تواند اولین ایده جهت طراحی غرفه نمایشگاهی باشد .
اگر غرفه اي بدرستی و کامل طراحی شده باشد در ازدحام و شلوغی دوران نمایشگاه می تواند پیام غرفه دار و یا شرکت را با تاثیر گذاري قوي به مخاطب مورد نظر برساند و با توجه به زمان محدود بازدیدکننده گان از غرفه (5 الی 20 دقیقه) بتواند تاثیری ماندگار در یک موقعیت رقابتی بوجود بیاورد .
استفاده از عناصر و مولفه هاي نظیر نور، رنگ، فرم و . . . که بیانگر عقاید مرتبط با فعالیت هاي بشري بوده و نگرش، احوال و شخصیت انسانها را تحت تاثیر قرار می دهند می بایست هدف اصلی طراحی غرفه و چیدمان محصولات آن باشد.
طراحی غرفه، حساس ترین مرحله حضور در نمایشگاه به حساب می آید. میزان موفقیت در این مرحله روي موفقیت دیگر مراحل بسیار موثر است. در نتیجه گذر از این مرحله توجه زیادي را طلب می کند.
اصول موفقیت، به عوامل انسانی، تفکر، خلاقیت و نوآوري در ارتباط با شناخت محیط و واقعیات، شرایط، زمان و مکان برگزاري نمایشگاه بستگی دارد. بنابر این واگذاري امر طراحی به هر کسی جایز نیست و باید دقت لازم را در انتخاب طراح نمود.


رنگ ها از عوامل مهم جذب مخاطب هستند و در خاطره ها باقی می مانند. وسایل و تجهیزات و مبلمان و لوازم بکار گرفته شده در غرفه باید داراي رنگ و کیفیت ظاهري مناسب باشند. استفاده از رنگ هاي مختلف در غرفه و چیدمان کالا باید هم خوانی لازم را با یکدیگر و با موضوع اصلی نمایش غرفه داشته باشند. در استفاده از رنگ ها باید خصوصیات فرهنگی محل نمایش و تاثیر روانی آنها بر روي بازدیدکنندگان و افراد غرفه را در نظر داشت.




ويژگي: درخشندگي, حس خوش بيني و دلگرمي. رنگ زرد باعث بهبود فعاليت هاي ذهني و بيشتر شدن اشتها نيز مي شود.


ويژگي: رنگيست بسيار گرم, محرك و شادي آور كه گرمابخش محيط مي باشد.


ويژگي: رنگ عشق, تحرك و انرژي است. قرمز ضربان قلب را افزايش مي دهد و باعث نشاط و سرزندگي مي شود.


ويژگي: رنگ آرامش, احساس قوت قلب و لطافت است. صورتي رنگي است كه احساس آرامش و تكامل را القا مي كند.


ويژگي: رنگي الهام بخش و موقر است. همچنین حس هدف مندي و انگيزه را در فرد القا مي كند.


ويژگي: رنگ آرامش, التيام و رهاييست. آبي يك محبوبيت جهاني دارد كه همواره در همه جا سمبل رفع تنش و خستگي است و باعث ارتقاي روابط مي گردد.


ويژگي: رنگ سبز رنگ آرامش و نشاط است هم چنين رنگ هماهنگي و عدالت می باشد.


ويژگي: رنگ راحتي و رنگ طبيعت است. با اينكه رنگ قهوه اي جزو رنگ هاي اصلي چرخه رنگ نيست، اما داراي قدرت فوق العاده اي مي باشد.


نور نیز همانند رنگ از عوامل مهم جهت جذب مخاطب می باشد. با نورپردازي می توان جذابیت غرفه را افزایش داد. با نور پردازي مناسب علی الخصوص نور ملایم می توان فضایی آرام بوجود آورد و یا فضاي آرام درون غرفه را از فضاي شلوغ بیرون متمایز نمود اگر چه در جاهایی از درون غرفه، می بایست نوري متفاوت تر و با شدت بیشتر و رنگ مشخص تر استفاده نمود .
استفاده از رنگهاي متنوع در نور پردازي توصیه نمی گردد. زیرا ممکن است توجه مخاطب را از کالا به سوي دیگر معطوف نماید.
در نورپردازي با توجه به تاثیرات گوناگون نورهاي مختلف، باید تاثیرات روحی و روانی و میزان تولید گرما و یا آتش زا بودن آنهارا مد نظر داشت. در نور پردازی باید دقت نمود از زوایاي مختلف بتواند کالا یا دستگاه مورد نظر را بطور مطلوب مشاهده نماید.
در نورپردازي از لامپها و پرژکتور ها با قابلیت تولید نور زرد، نور آبی و ... و فیلترهاي مختلف استفاده می گردد که هر کدام خصوصیات و کاربرد خاص خود را دارند و با توجه به نوع کالا، دستگاه و نوع نمایشگاه متفاوت خواهد بود .


استفاده و بکارگیري صحیح وسایل سمعی و بصري علاوه بر بالا بردن جذابیت غرفه می تواند اطلاعات مناسب وکاملی در اختیار مخاطب قرار دهد و نیاز به مذاکرات طولانی و بیان تمام مسایل نخواهد بود. از این لوازم می توان جهت نمایش کالاها و یا خدماتی که امکان عرضه در غرفه را نداشته اند استفاده کرد. ارائه فیلم هایي از سوابق اجرایی در بخش تولید و خدمات نقش مهمی در اثر بخشی مذاکرات خواهند داشت.